Recentemente, enquanto conduzia uma auditoria de certificação para um cliente, passamos com a Fase I com sucesso. Daí me toquei que, quem nunca passou por processos de certificação do 0, podem nem saber da existência dessa fase I.
Sendo assim, neste artigo, iremos explorar as fases da auditoria, suas diferenças, obrigatoriedade, importância e muito mais.
Prepare-se para um guia prático e recheado de informações valiosas para você garantir o sucesso da sua auditoria!
As Fases da Auditoria de Certificação
A auditoria de certificação não se resume a um único evento, mas sim a um processo estruturado em cinco fases distintas, cada uma com seus objetivos e características específicos:
Pré-auditoria (opcional)
A pré-auditoria, também conhecida como auditoria documental, é uma etapa opcional, mas recomendada. Nela, o auditor realiza uma análise documental do sistema de gestão da empresa, verificando se ele está em conformidade com os requisitos da norma escolhida.
Essa etapa serve como um pré-aquecimento para a auditoria de Fase I, permitindo à empresa identificar e corrigir possíveis falhas antes da avaliação oficial.
Fase I: A Porta de Entrada para o Sucesso
A auditoria de Fase I, também conhecida como auditoria prévia ou auditoria de escopo, funciona como o primeiro contato formal entre a empresa e o auditor.
Nessa etapa, o foco principal está em avaliar o sistema de gestão da organização de forma abrangente, mapeando seus processos, políticas, procedimentos e documentação.
O objetivo da Fase I é:
- Obter uma visão geral do sistema de gestão da empresa;
- Identificar pontos fortes e fracos do sistema;
- Avaliar a conformidade do sistema com os requisitos normativos;
- Definir o escopo da auditoria de Fase II (se necessário).
Espera-se nessa fase que a empresa já tenha realizado uma auditoria Interna e uma RAC. Se atente a isto.
Fase II: Mergulhando nas Profundezas dos Detalhes
Já a auditoria de Fase II, também conhecida como auditoria detalhada, vai além da visão geral da Fase I.
Nessa etapa, o auditor se aprofunda em áreas específicas do sistema de gestão da empresa, realizando uma análise minuciosa dos processos, procedimentos e controles.
O objetivo da Fase II é:
- Verificar se os processos, procedimentos e controles estão sendo implementados de forma eficaz;
- Identificar falhas e não conformidades no sistema;
- Avaliar o risco de falhas e seus impactos potenciais;
- Recomendar ações corretivas e preventivas para aprimorar o sistema.
Auditoria de manutenção (anualmente)
A auditoria de manutneção, realizada anualmente, tem como objetivo verificar se a empresa está mantendo o sistema de gestão em conformidade com os requisitos da norma.
Nessa etapa, o auditor avalia se as ações corretivas e preventivas recomendadas na auditoria de Fase II foram implementadas e se estão sendo eficazes.
A cada ano, é auditado uma quantidade de departamentos na empresa, por exemplo: ano 1, audita QSMS e operações, ano 2, audita RH e Logísitca, etc. e no 3º ano, quando na auditoria de recertificação, audita todos os departamentos.
Recertificação (a cada 3 anos)
A recertificação, realizada a cada três anos, é a auditoria final do ciclo de certificação.
Nela, o auditor realiza uma avaliação completa do sistema de gestão da empresa, verificando se ele continua em conformidade com os requisitos da norma e se a organização ainda atende aos critérios de certificação.
Conclusão: Auditoria de Certificação: Domine-a e Alcance o Sucesso
Chegamos ao fim dessa jornada pela auditoria de certificação. Desvendamos as etapas, suas diferenças, obrigatoriedade e os benefícios que ela traz para a sua empresa.
Lembre-se: a certificação não é apenas um certificado, mas um símbolo de maturidade e confiabilidade. É a chave para abrir portas para novos mercados, fidelizar clientes e parceiros, e fortalecer a imagem da sua empresa no mercado.
E não tenha medo! A auditoria é um processo desafiador, mas também uma oportunidade de aprimorar seus processos e alcançar a excelência na gestão da sua empresa.
Mãos à obra:
- Revise seus processos e identifique falhas.
- Corrija as falhas e treine seus colaboradores.
- Esteja pronto para mostrar ao auditor tudo o que sua empresa tem de melhor.
Com dedicação, disciplina e compromisso com a qualidade, você vai conquistar a certificação e levar sua empresa para um novo patamar de sucesso.
Boa sorte!